Fournisseur : facture manquante, que faire sans perdre la TVA ?
Julie Chanaux
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Un fournisseur qui tarde ou oublie d’envoyer sa facture peut vite semer la confusion : comment gérer cette facture manquante sans risquer un rejet de TVA ni un contrôle fiscal ? Découvrez les bonnes pratiques pour traiter efficacement toute facture manquante.
- Pourquoi une facture peut-elle manquer ?
- Quel est le coût d’une facture manquante pour votre entreprise ?
- Comment régulariser la situation ?
- Quels outils pour centraliser vos factures fournisseurs ?
- FAQ pratiques
Pourquoi une facture peut-elle manquer ?
Les factures manquantes représentent un irritant courant, en particulier dans les PME. Entre factures perdues dans une boîte mail, retards d’émission ou changements de système comptable, les raisons sont multiples.
La société fictive Menuiserie de la Côte Atlantique (MCA), PME basée à La Rochelle (25 salariés), en a fait l’expérience : certains fournisseurs d’outillage envoyaient leurs factures après trois mois, provoquant des écarts de TVA et des tensions de trésorerie.
À retenir
Une facture doit être émise au moment de la livraison du bien ou de l’achèvement de la prestation (art. L441‑9 du Code de commerce). Le fournisseur a donc une obligation légale de transmission.
Quel est le coût d’une facture manquante pour votre entreprise ?
Chaque facture manquante crée un double coût : temps de relance et risque fiscal. La DAF de MCA estimait qu’en 2025, 8 % des dépenses fournisseurs n’étaient pas justifiées à temps pour la clôture.
| Effet | Impact potentiel |
|---|---|
| TVA non déduite | Perte de trésorerie temporaire |
| Rejets en comptabilité | Corrections et écritures manuelles |
| Temps administratif | 30-45 min par facture selon l’équipe MCA |
⚠ Attention
Déduire la TVA sans facture conforme (mentionnant notamment le numéro de TVA du fournisseur, l’assiette et le taux selon l’art. 289 du CGI) expose l’entreprise à un redressement. Conservez le justificatif original ou un duplicata officiel.
Comment régulariser la situation ?
1. Relancer le fournisseur
Envoyez d’abord une relance courtoise ; si aucun retour après 15 jours, formalisez une demande écrite mentionnant l’article L441‑9 du Code de commerce. Le fournisseur est tenu de délivrer une facture à son client professionnel.
2. Exiger un duplicata conforme
Si l’original est perdu, le fournisseur doit établir un duplicata clairement identifié comme tel. Ce duplicata a la même valeur juridique que l’original.
3. Si le fournisseur persiste à ne pas répondre
Vous pouvez le mettre en demeure par courrier recommandé. En dernier recours, la facture peut être reconstituée à partir des bons de commande et livraisons, mais sous réserve d’accord de l’administration en cas de contrôle.
Bon réflexe
Une plateforme agréée de facturation électronique permet de centraliser les flux et d’éviter ces oublis. e-invoicing.fr peut, par mandat (art. 1984 du Code civil), réclamer les factures au nom de votre société.
Quels outils pour centraliser vos factures fournisseurs ?
Avec la généralisation de la facturation électronique, les outils de collecte deviennent incontournables. Une Plateforme Partenaire de Dématérialisation (PDP) agréée par l’administration permettra dès 2026 de récupérer automatiquement les factures B2B.
Le cas MCA
La société a choisi d’automatiser la collecte via un service mandaté : toutes les factures manquantes sont désormais demandées et archivées automatiquement. Résultat : clôtures plus rapides et meilleure récupération de TVA potentielle.
Les bénéfices
- Suppression des relances manuelles
- Archivage électronique légal (Chrono + PPF)
- Suivi temps réel des dépenses fournisseurs
⚠ Vérifiez
Assurez-vous que votre outil respecte les formats Factur‑X, UBL ou CII et soit connecté au Portail Public de Facturation (PPF) : c’est une condition pour la conformité 2026.
FAQ pratiques
Une facture manquante peut-elle être reconstituée ?
Oui, mais seulement à partir de pièces probantes (bon de livraison, contrat, mail d’acceptation). Cette reconstitution n’ouvre pas automatiquement droit à la déduction de TVA : elle reste à vérifier par l’administration.
Combien de temps conserver les duplicata ?
10 ans au titre de la comptabilité et 6 ans au titre de la TVA (art. L102 B du LPF). Les factures électroniques doivent rester accessibles et lisibles sur toute la période.
Peut-on déléguer la relance des fournisseurs ?
Oui, via un mandat conforme à l’art. 1984 C. civ. e‑invoicing.fr assure ce service pour le compte de nombreuses PME, garantissant la conformité de la demande et la récupération automatique des pièces.
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