Votre collaborateur paie son plein d’essence, son déjeuner ou son péage avec sa carte, et repart avec un ticket de caisse à son nom. La norme expérimentale XP Z12-014, qui décrit les cas d’usage de la facturation électronique française, traite cette situation en détail. Voici ce qu’elle dit, sans interprétation.
Le ticket au nom du collaborateur n’est pas une facture
Le cas d’usage n° 6 de l’annexe A (page 42) décrit la dépense professionnelle payée par un collaborateur « sans facture à l’entreprise ». Le commerçant, lui, a réalisé une vente à un particulier : il la déclare via l’e-reporting B2C, pas par une facture électronique.
La norme le dit noir sur blanc : la TVA de l’acheteur professionnel reste déductible, mais le document précise que la déductibilité sans facture directe est « à préciser » par l’administration. Autrement dit, la zone est identifiée, pas résolue. Le seul chemin sûr décrit par la norme : obtenir une facture.
La facture a posteriori existe, elle a un cadre dédié
Le cas n° 30 (page 108) décrit la « facture émise après la vente et encaissement », en cadre 7 : la TVA a déjà été collectée par le commerçant sur sa vente B2C, et la facture établie ensuite au nom de l’entreprise régularise le tout. Le commerçant repasse sa vente en facturation, l’entreprise reçoit son justificatif. C’est exactement le mécanisme qu’une plateforme de collecte automatise.
Quand le collaborateur demande la facture directement : le cas n° 5
Page 41, la norme décrit l’adresse de facturation dédiée aux frais de collaborateurs : le SIREN de l’entreprise suivi du suffixe FRAISCOLLABORATEUR. La facture est émise au nom de l’entreprise, avec :
- le matricule du collaborateur ou les derniers chiffres de la carte (jamais le numéro complet, la norme renvoyant au RGPD),
- un code dédié signalant ce type de frais.
La carte logée : le cas n° 7 et le relevé mensuel
Pages 43 à 45, la norme décrit le flux « carte logée » : le porteur (les quatre à six derniers chiffres de la carte et le nom du porteur) est identifié, le gestionnaire émet un relevé mensuel, et le remboursement s’annule par un statut d’encaissement négatif si nécessaire. Les dépenses de flotte passent par là.
Péage et restaurant : les tolérances à connaître
- Cas n° 27 (page 105) : le ticket de péage vendu à un assujetti vaut facture par tolérance doctrinale, à condition de porter le taux et le montant de TVA, un numéro séquentiel et de proposer un espace usager. La norme précise que « les automates de péage n’ont donc pas à s’adapter ». En abonnement, l’exploitant émet une facture périodique mensuelle.
- Cas n° 28 (page 106) : les notes de restaurant inférieures à 150 € HT peuvent ne pas mentionner l’identification du client ; sous 25 €, pas de note du tout si le client n’en demande pas. Au-delà de 150 € HT, la facture électronique est obligatoire.
Ce qu’il faut retenir
- Le ticket au nom du collaborateur ne deviendra jamais une facture : la norme prévoit soit l’adresse de frais dédiée (cas n° 5), soit la facture a posteriori (cas n° 30).
- Les seuils 150 € HT et 25 € des notes de restaurant sont dans la norme, pas dans la rumeur.
- La TVA reste déductible dans ces flux, mais avec un écart à justifier vis-à-vis du pré-remplissage fiscal, signalé par la norme elle-même.
Note de version : cette fiche se fonde sur l’annexe A V1.2 du 31 octobre 2025. Les normes XP Z12-012/013/014 ont été republiées par l’AFNOR le 30 juin 2026 : les cas d’usage cités y sont reconduits, les numéros de page peuvent bouger. Vérifiez vos obligations sur le texte en vigueur.