Relances fournisseurs automatiques : demander, relancer, prouver.
La facture manquante ne se règle pas en un email envoyé à la main entre deux réunions. La plateforme détecte la dépense, identifie le commerçant, trouve son email, envoie la demande en votre nom, puis relance selon une cadence réglée, jusqu’à obtenir la facture.
La chaîne, de la dépense au premier email
Détection
Les transactions carte sans justificatif sont repérées en continu, selon des périmètres que vous définissez : catégories de commerçants, plafonds, périodes.
Identification
Le commerçant est identifié à partir de la transaction. Si son email n’est pas connu, une recherche en cascade le retrouve : c’est l’enrichissement, plafonné à trois passes.
Première demande
Un email part en votre nom, mandat de collecte en pièce jointe, avec une référence unique qui rattache la réponse au bon dossier, même des semaines plus tard.
La cadence de relance, réglée et bornée
4, 10, 21, 30 jours
Quatre relances maximum, espacées pour coller aux réalités d’un commerce : le gérant voit l’email, le retrouve, le traite. Chaque envoi est conservé avec son contenu exact.
Puis l’appel
Après quatre emails sans réponse, le dossier rejoint la file d’appel : un opérateur téléphone, avec l’historique complet sous les yeux. Rien n’est envoyé deux fois, jamais.
Le refus arrête tout
Une adresse qui refuse est aussitôt exclue : aucun email ne repartira vers elle. Le dossier reste néanmoins documenté de bout en bout.
La preuve de diligence
Qui a été sollicité, à quelle adresse, quand, avec quel contenu, sous quel mandat : tout est conservé. C’est cette trace qui vaut en contrôle, même sans facture au bout.
Questions fréquentes
Combien de relances avant d’abandonner ?
Quatre emails, espacés à 4, 10, 21 puis 30 jours après la première demande. Passé ce cycle, le dossier bascule dans la file d’appel : un humain téléphone au commerçant. Chaque étape est horodatée.
Que se passe-t-il si le commerçant refuse de fournir la facture ?
Son adresse entre en liste de suppression : plus aucun email ne part vers elle, jamais. La demande reste ouverte et documentée, et le dossier peut monter en intensité (appel, puis mise en demeure si vous le décidez).
Au nom de qui les emails sont-ils envoyés ?
Au nom de votre entreprise, avec votre mandat de collecte en pièce jointe. Le commerçant sait exactement qui demande quoi, et pourquoi vous avez le droit de le demander : l’article L441-9 du code de commerce vous y autorise.
Pour aller plus loin : le modèle d’email de relance que la plateforme utilise, et le guide complet quand le fournisseur n’envoie rien. Cette brique alimente la collecte de factures fournisseurs.