Dans la réforme française, une facture électronique n’est pas un document qui voyage : c’est un objet dont le cycle de vie est tracé statut par statut. La XP Z12-014 décrit ce cycle dans son chapitre 2, et une partie seulement de ces statuts remonte à l’administration. C’est cette partie-là qui compte pour votre TVA.
Quatre statuts remontent obligatoirement au fisc
Page 13, la norme est explicite : sur l’ensemble des statuts du cycle de vie, quatre sont dits « obligatoires », c’est-à-dire obligatoirement transmis au Concentrateur de données du PPF, à savoir « Déposée », « Rejetée », « Refusée » et « Encaissée ».
Concrètement, l’administration reconstruit votre TVA à partir de ces quatre jalons : la facture existe, elle est repartie en erreur, elle a été refusée par le destinataire, elle a été payée. Tout le reste (litiges, validations internes, suspensions) reste entre les plateformes.
Le trajet nominal, étape par étape
Le cas nominal du chapitre 2 décrit quatre phases : l’émission par la plateforme du vendeur, la transmission, la réception par la plateforme de l’acheteur, puis le traitement. À la réception, la plateforme de réception contrôle la facture : une facture irrecevable reçoit le code 501, une recevable le code 500, une erreur de routage le code 221 (pages 14 à 16).
Rejetée n’est pas Refusée
C’est la confusion que la norme tient à empêcher (page 22) :
- « Rejetée » est un statut technique : la facture a été écartée par une plateforme, à l’émission (code 213) ou en réception, pour un défaut de forme ou de routage. Elle n’est jamais parvenue à son destinataire.
- « Refusée » est un acte du destinataire : l’acheteur refuse la facture reçue. La norme prévient que ce statut ne doit pas être utilisé en cas de litige ou de désaccord sur le contenu : pour cela, il existe un statut dédié (« En litige »).
Point d’attention pour votre comptabilité : un statut « Refusée » se conserve comme pièce comptable, il justifie une non-comptabilisation ou une écriture d’annulation. Et après un rejet ou un refus, plus aucun statut obligatoire ne peut être posé sur cette facture.
Un piège décrit par la norme : la facture déposée mais non transmise
La version 1.2 de l’annexe a ajouté un cas spécifique (section 2.3) : la facture est conforme et déposée par le vendeur, mais le destinataire n’a pas choisi de plateforme de réception. La facture reste au statut « Déposée » avec le motif « non transmise ». La norme prévoit la possibilité d’un duplicata une fois la plateforme désignée. Leçon pratique : ne pas avoir choisi sa plateforme de réception ne bloque pas vos fournisseurs, mais retarde toutes vos factures entrantes.
Ce qu’il faut retenir
- Quatre statuts seulement alimentent le pré-remplissage TVA de l’administration : Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée.
- Refus de fond : statut « En litige ». Refus de la facture : statut « Refusée ». Ne jamais utiliser l’un pour l’autre.
- Une facture non transmise faute de plateforme choisie reste « Déposée » : choisir sa plateforme de réception est une urgence d’acheteur.
Note de version : fiche fondée sur l’annexe A V1.2 du 31 octobre 2025. Les éditions de juin 2026 des normes XP Z12-012/013/014 (AFNOR, 30 juin 2026) reconduisent ce socle : vérifiez le texte en vigueur pour vos procédures internes.