Les modèles, prêts à envoyer.
Un commerçant qui ne délivre pas la facture est rarement hostile : il est désorganisé. Une demande écrite, précise et documentée règle la majorité des cas. Voici les modèles que nous utilisons, en texte brut, sans inscription : recopiez, remplacez les crochets, envoyez.
-
Email de première demande de facture
Le premier email à envoyer après un achat payé par carte professionnelle : date, montant, quatre derniers chiffres de la carte, délai de sept jours. Celui qui obtient la majorité des factures.
-
Emails de relance et dernier avertissement
La relance ferme une semaine après la première demande, puis le dernier avertissement qui annonce la mise en demeure. Cadence recommandée : sept jours entre chaque email.
-
Lettre de mise en demeure (LRAR)
Le courrier officiel après deux relances restées sans effet : cadre légal, délai de huit jours, articles L441-9 et L441-4 du Code de commerce, mentions des articles 242 nonies et 242 nonies A.
Trois règles avant d'envoyer
- Jamais le numéro de carte complet : les quatre derniers chiffres suffisent à identifier la transaction, le reste n'a pas à circuler par email.
- Joignez le justificatif (ticket, reçu, capture du prélèvement) : chaque aller-retour évité avance la date de la facture.
- Archivez chaque envoi : vos relances documentées prouvent votre diligence, y compris si la facture ne vient jamais. C'est le cœur de la piste d'audit.
À l'échelle d'une entreprise, ces envois se comptent en centaines par an — chaque plein, chaque péage, chaque nuit d'hôtel. Voir comment la plateforme automatise cette collecte, ou explorer par département combien de stations, parkings et hôtels sont concernés près de vous.