Une facture pro forma est un document établi avant la réalisation d’une vente, qui présente sous forme de facture le détail des produits ou services proposés et de leurs prix. Malgré son nom, ce n’est pas une facture. Elle ne constate aucune opération réalisée et ne vaut ni pièce comptable, ni support de déduction de TVA.
Ses usages légitimes existent. Le exporteur l’emploie pour ses clients étrangers, qui doivent parfois régler avant expédition, obtenir un agrément bancaire ou dédouaner la marchandise. Elle informe aussi un client du montant d’une commande à venir, ou sert de base à une décision d’achat. Dans tous ces cas, elle prépare la facture, elle ne la remplace jamais.
Le danger est la confusion des genres. Une pro forma qui circule comme une facture définitive brouille la comptabilité du vendeur comme celle de l’acheteur, laisse croire à une opération réalisée et fait courir un risque en contrôle. La règle de bon sens : dès que l’opération est effectuée, une facture conforme doit être émise, avec sa numération propre et ses mentions complètes.
La réforme de la facturation électronique ne change pas cette frontière. Entre assujettis français, seule la facture électronique transitant par une plateforme agréée constate l’opération, la pro forma reste hors du périmètre des flux. Elle continue de vivre dans les échanges commerciaux ordinaires, à condition de rester ce qu’elle doit être : un projet de facture.
Pour aller plus loin : notre article sur le duplicata de facture et sa valeur légale, notre guide des mentions obligatoires et la définition de la facture structurée.