Deux relances par email, aucun retour, et un fournisseur qui esquive : il est temps de passer au courrier officiel. La mise en demeure n’est pas une déclaration de guerre, c’est un acte juridique qui date officiellement votre demande et déclenche les délais en votre faveur. Ce modèle complète notre guide des recours quand un fournisseur n’envoie pas sa facture, en vous donnant la lettre elle-même.
Ce que la mise en demeure change juridiquement
L’article 1344 du Code civil définit la mise en demeure : une sommation, ou tout acte équivalent, qui constate le créancier dans son droit et interpelle le débiteur. Traduit dans notre dossier : vous prouvez que vous avez demandé la facture, à quelle date, et que le vendeur ne l’a pas délivrée.
Deux effets concrets découlent de ce courrier. D’abord, votre bonne foi est documentée : en cas de contrôle, la chaîne email de relance plus lettre recommandée constitue la preuve de votre démarche. Ensuite, le vendeur est formellement informé de son obligation : l’article L441-9 du Code de commerce lui impose de délivrer une facture à tout acheteur professionnel qui la demande, et le refus l’expose à une amende administrative lourde, détaillée dans notre article sur les sanctions liées à la facturation.
Quand l’envoyer
Trois conditions, pas une de plus :
- Vous avez une preuve d’achat (ticket, prélèvement, relevé de carte).
- Vous avez adressé au moins deux demandes écrites espacées d’une semaine. Nos modèles d’email de relance sont faits pour ça.
- Le silence ou le refus persiste depuis plus de quinze jours après la première demande.
En dessous de ce seuil, la lettre arrive trop tôt et braque le commerçant. Au-delà, vous perdez des semaines de TVA non déductible.
Le modèle de lettre
Recopiez, adaptez les crochets, imprimez sur papier à en-tête.
[Nom de votre société] [Adresse] [SIREN]
[Nom du commerçant ou de la société] [Adresse de l’établissement]
Lettre recommandée avec accusé de réception Objet : Mise en demeure de délivrance de facture ; achat du [date]
Madame, Monsieur,
Le [date], notre société a réglé la somme de [montant] TTC auprès de votre établissement, par [moyen de paiement], pour [nature de l’achat]. Le justificatif de cette transaction est joint au présent courrier.
Notre comptabilité exige la facture correspondante, que nous vous avons demandée par emails des [date 1] et [date 2], restés sans effet de votre part.
Nous vous rappelons que l’article L441-9 du Code de commerce fait de la délivrance d’une facture une obligation légale lorsque l’acheteur agit dans le cadre de son activité professionnelle. Votre refus ou votre silence vous expose aux sanctions prévues par l’article L441-4 du même code.
En conséquence, nous vous mettons en demeure de nous transmettre la facture détaillée de l’achat visé ci-dessus, comportant les mentions obligatoires prévues par les articles 242 nonies et 242 nonies A de l’annexe II au Code général des impôts, dans un délai de huit jours à compter de la réception de la présente.
À défaut de régularisation dans ce délai, nous saisirons la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, ainsi que le service des impôts des entreprises dont vous dépendez, et engagerons devant la juridiction compétente la procédure d’injonction de faire prévue aux articles 1425-1 et suivants du Code de procédure civile, avec demandes de dommages et intérêts.
Nous restons attachés à une résolution amiable de ce litige et vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Lieu], le [date] [Nom, fonction et signature]
Conservez une copie numérisée de la lettre envoyée avec son accusé de réception : ces documents rejoignent votre piste d’audit au même titre que les emails de relance.
Comment l’envoyer pour qu’elle porte
- Lettre recommandée avec accusé de réception : sans LRAR, pas de date officielle de réception, donc pas de point de départ du délai.
- Une copie par email en parallèle, pour faciliter une réponse rapide du comptable du vendeur.
- Pas de recommandé électronique si vous n’êtes pas certain de l’adresse email officielle du destinataire : la version papier fait foi sans discussion.
Si vous ne connaissez pas l’adresse postale de l’établissement, elle figure sur le ticket de caisse, ou dans la base SIRENE via l’annuaire des entreprises. C’est aussi une information que notre plateforme d’enrichissement va chercher automatiquement avant chaque sollicitation.
Ce qui se passe après
Dans la grande majorité des cas observés, la facture arrive dans la semaine qui suit la réception de la lettre : le commerçant comprend que le dossier est documenté et que l’amende encourue n’a rien à voir avec le coût de l’envoi.
Si le silence persiste malgré tout, trois suites existent. Le signalement à la DGCCRF et au service des impôts, par formulaire en ligne, avec copie de votre dossier. L’injonction de faire devant le tribunal, procédure rapide qui contraint le vendeur à délivrer la facture sous astreinte. Enfin, la demande de dommages et intérêts si le préjudice (TVA perdue, temps passé) est établi. Notre article sur l’obligation de facture de l’article L441-9 détaille le socle juridique de ces démarches.
La version déléguée
Écrire, envoyer, archiver, relancer encore : la mise en demeure est simple dans son principe, répétitive dans son exécution. Une plateforme mandatée (article 1984 du Code civil) fait ce travail en votre nom, avec le mandat joint à chaque sollicitation, et documente chaque étape pour votre piste d’audit. Le principe et le détail de la collecte automatisée sont décrits sur la page produit.
Ce qu’il faut retenir
- La mise en demeure date officiellement votre demande : c’est la fondation de votre preuve de diligence.
- Deux relances email espacées d’une semaine doivent la précéder.
- LRAR obligatoire, délai de huit jours, mentions des articles 242 nonies et 242 nonies A rappelées.
- Après la lettre : DGCCRF, service des impôts, injonction de faire.