Un mandat de collecte est le document par lequel une entreprise, le mandant, charge un tiers, le mandataire, de demander en son nom les factures qui lui sont dues. Il trouve son fondement dans l’article L441-9 du Code de commerce : tout acheteur est fondé à exiger une facture, et le vendeur est tenu de la délivrer sur demande. Le mandat étend cette faculté à une personne habilitée par l’acheteur.
Concrètement, le document identifie le mandant et le mandataire, précise le périmètre de la mission, par exemple les dépenses de flotte sur une période donnée, fixe sa durée et porte la signature du mandant. Il accompagne chaque demande de facture adressée au commerçant, qui peut ainsi vérifier que la sollicitation émane bien d’une personne qualifiée.
La valeur du dispositif est probante autant qu’opérationnelle. Pour le commerçant, le mandat lève le doute sur l’identité du demandeur et le décharge du risque de délivrer la facture au mauvais destinataire. Pour le mandant, la trace des demandes envoyées, des réponses obtenues et des relances constitue la preuve de sa diligence, précieuse lors d’un contrôle ou d’un litige sur la récupération de la TVA.
Ce mécanisme prend tout son sens avec les paiements par carte professionnelles, qui génèrent des tickets plutôt que des factures. Le mandat ne crée aucune obligation nouvelle pour le vendeur, il organise l’exercice d’un droit qui existe déjà.
Pour aller plus loin : notre article sur le cadre légal du mandat pour demander ses factures, le comparatif ticket de caisse et facture et la définition de la piste d’audit fiable.