Une carte logée est une carte de paiement professionnel dont le fonctionnement repose sur un compte géré par un tiers, l’émetteur ou un gestionnaire de flotte. Le commerçant est réglé par le réseau de la carte, l’entreprise règle le gestionnaire selon une périodicité convenue. Ce montage, répandu pour les flottes et les cartes affinitaires, fluidifie les dépenses des collaborateurs en déplacement.
Sa contrepartie documentaire est un piège connu des services comptables. La transaction passe en caisse comme un paiement par carte ordinaire : le commerçant remet un ticket, qui n’est pas une facture. À l’arrivée, l’entreprise dispose d’un relevé consolidé chez le gestionnaire, de tickets éparpillés chez les collaborateurs, et de très peu de factures. Chaque dépense reste pourtant justifiable par une facture, au titre de l’article L441-9 du Code de commerce.
Le travail consiste donc à remonter le flux dans l’autre sens. Pour chaque dépense, identifier le commerçant, obtenir une adresse de contact, demander la facture au nom de l’entreprise, en joignant le justificatif du paiement si nécessaire, puis relancer tant que rien n’arrive. C’est un processus de collecte, lent et répétitif, que la dématérialisation rend aujourd’hui automatisable.
Enjeux : la TVA déductible qui dort dans les tickets, la qualité de la comptabilité fournisseur, et la capacité à produire des justificatifs en contrôle. Une flotte qui ne collecte pas ses factures paie deux fois sa négligence, en taxe non récupérée et en pièces manquantes.
Pour aller plus loin : notre fiche ticket de frais et carte logée, le comparatif ticket de caisse et facture et nos relances fournisseurs automatisées.